内容、関係者、アクセスの境界を明確に。
Driveは非公開のファイル、フォルダ、会話をTsumiraにまとめます。顧客に関係する提案書を整理しながら、誰に見せるかは所有者が決めます。顧客や従業員との関連づけだけでは、その人や全社へアクセスを与えません。
機能ごとの詳しい説明
それぞれの機能でできること、使い方、チームの業務とのつながりを確認できます。
ファイルとフォルダの整理
フォルダ作成、名前検索、公開範囲別の整理ができ、移動にもフォルダ権限が適用されます。
PDF・Officeプレビュー
PDFのページ、DOCXの文章と表、保存済み計算値を使う限定XLSX表を表示し、元ファイルも取得できます。
非公開ファイルと権限
非公開、指定した同僚の閲覧・編集、全社公開を選び、フォルダの境界も守ります。
外部ファイルリンク
特定の版をログイン不要で共有し、1・7・30日の期限や取り消しを選べます。
ファイルを人に関連づける
ファイルを顧客、担当者、従業員に紐づけ、閲覧できる人は別に選びます。
ファイルのそばの会話
各ファイル・フォルダのチャンネルで、表示を見ながら話し合い、外部リンクには社内コメントを見せません。
非公開から始め、意図して整理。
ファイルは他の社内管理者に対しても非公開で始まります。フォルダ作成、名前検索、個人・指定者・全社の公開範囲を選べます。移動先のフォルダ権限も適用されます。アップロードは50 MiBまでで、処理と検査を終えてから利用できます。
- 非公開・指定者・全社の範囲
次の会話前に、必要な中身を確認。
PDFはページ、DOCXは文章と表、XLSXは保存済み計算結果を使った範囲限定の表として表示します。読み取り専用のプレビューで、Officeの完全再現や編集ではありません。元ファイルはダウンロードでき、旧DOC・XLS形式はダウンロードで扱います。
- PDF・DOCX・範囲限定のXLSX表示
確認済みの版を渡し、相談は社内に。
外部リンクはログイン不要で特定の版を開き、1日・7日・30日で期限が切れ、取り消せます。新版の追加で共有済み版は変わりません。社内の会話にはファイル権限が必要で、外部リンクに公開されません。権限を失うと会話へのアクセスも閉じます。
- 期限付きの版リンクとファイルの会話
具体的な業務の流れ
アップロード
処理完了を待って利用します。
整理
フォルダ、関連づけ、社内権限を選択。
確認
対応プレビューか原本で確認。
共有
確認した版に期限を付けて共有。
実務を想定した例
活用例：顧客への提案
スタジオが提案と予算を保存し、顧客を関連づけ、確認チームへ権限を与えます。社内で相談してから、対象版を7日間共有します。その後の修正は過去のリンクと別です。まず1文書で、意図した版が開き、社内会話は見えないか試します。
この機能についての質問
管理者はすべての非公開ファイルを見られますか？
いいえ。管理者の役割だけでは開けません。プレビュー、ダウンロード、会話にも権限が適用されます。
顧客はアカウントなしで開けますか？
はい。特定の版をログイン不要で開けます。1・7・30日から期限を選び、早めの取り消しもできます。
プレビューでOffice文書を編集できますか？
いいえ。限定された読み取り表示です。編集や完全な表示が必要なら元ファイルを専用アプリで使います。
顧客を紐づけると共有されますか？
いいえ。関連づけは背景の説明です。アクセスは別に選び、フォルダ権限も適用されます。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
