渡すものと範囲を、明確に。
顧客にワークスペースへ参加してもらわず、確認済みの提案を渡せます。リンクは特定の版に紐づき、期限があります。フォルダ全体、将来の版、社内の会話への恒久的な招待ではありません。共有する版と期間を選んでください。
意図した版を、相手に渡す。
共有は作成時の版を参照します。新版を追加しても相手が開くものは変わりません。古い資料を置き換えたい場合は、新版を確認して新しい共有を案内します。過去のリンクが最新版になるとは考えないでください。
- 版を指定した外部共有
期限と取り消しを使い分ける。
1日・7日・30日を選び、早めに終了したい場合は取り消します。アカウント不要のURLは転送される可能性があるため、適切な資料だけを共有してください。期限や取り消しで将来のアクセスは止められますが、取得済みのコピーは回収できません。
- 1・7・30日と早期取り消し
会話とフォルダの権限は別のまま。
外部リンクは社内会話や会社のメンバー権限を与えません。社内権限は別に見直します。上位フォルダを削除すると下のリンクは取り消され、復元しても戻りません。再共有は版と相手を改めて判断します。
- 社内会話やフォルダ招待を含まない
具体的な業務の流れ
確認
版と外部共有の適合性を確認。
作成
確認済み版の期限を選ぶ。
案内
資料の目的と次の対応を伝える。
終了
必要なら取り消し、新版は再確認。
実務を想定した例
活用例：提案の修正
7日間共有した提案に修正が必要になったら、新版をアップロードするだけで済ませません。確認し、必要なら旧リンクを取り消し、差し替えを説明します。社内意見は非公開のままです。まず旧・新リンクと期限を試し、版の固定を理解してから機微な資料に使います。
この機能についての質問
相手にアカウントは必要ですか？
不要です。有効なリンクで特定の版を開けます。意図した相手にだけURLを渡してください。
新版で共有内容も変わりますか？
いいえ。元の版のままです。修正版を渡す場合は、新しく共有を判断します。
取得済みファイルを回収できますか？
できません。取り消しで将来のアクセスは止まりますが、保存済みのコピーは消せません。
コメントや他のファイルも見えますか？
対象の版を開くだけで、社内会話やフォルダ全体は開きません。内部権限は別です。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
