名前とメールアドレスだけでは、関係は伝わらない
決裁者を知っている人と、直近の相談を受けた人が違うことは珍しくありません。名簿に名前があっても、合意内容や次に誰が動くかまでは分からないものです。Tsumiraでは、担当者の記録に所属会社、社内の担当、活動をまとめます。別のメンバーが対応するときも、個人の記憶を探す前に、共通の記録から関係を理解できます。
人物と会社を分けて記録する
担当者には氏名、メール、電話、住所、部署、役職などを登録できます。会社への紐付けによって、その人がどの組織でどの立場にいるかを表せます。会社そのものと、その会社に所属する人を同じレコードとして扱う必要はありません。氏名の読みも、元の表記と合わせて管理します。確認できた情報を整え、補足はメモに残すことで、次の連絡の土台を作れます。
- 人物ごとの連絡先
- 所属会社・部署・役職
- メモと氏名の読み
担当と次回の対応を明確にする
社内の担当者と、次回対応日、その内容を記録できます。誰が責任を持つかと、次に何を行うかは別の情報です。両方があることで、最初の相談を聞いていないメンバーにも状況が伝わります。連絡先が変わったときや担当を引き継ぐときは、共通の記録を更新します。私的なメモだけに残すのではなく、次の担当が確認できる情報に整えます。
- 社内担当者の設定
- 次回対応日と対応メモ
- 連絡先情報の更新
関係を支える記録を近くに置く
担当者の詳細には、閲覧できる会社情報、関連する商談、活動、変更イベントなどがつながります。社内の会話もレコードの文脈に残せるため、引き継ぎでは事実と相談の経緯を一緒に確認できます。表示される範囲は、読む人の権限に従います。会社を紐付けたからといって、関連するすべての情報が誰にでも開かれるわけではありません。ファイルの関連付けと閲覧権限も別の判断です。
- 活動と変更イベント
- 閲覧可能な会社・商談との関連
- 利用者ごとのアクセス確認
具体的な業務の流れ
人物を探す
新しく登録する前に、既存の担当者を検索します。氏名だけでなく、メールなどの識別情報も確かめます。
所属と役割を整える
会社を紐付け、部署、役職、必要な連絡方法を登録します。
次の対応を決める
社内担当、対応日、約束した内容を短いメモに残します。
同じ記録から続ける
次のやり取りを記録し、別のメンバーが連絡する前にも履歴を確認します。
実務を想定した例
利用例：コンサルティングの引き継ぎ
ある案件で、顧客のプロジェクト責任者と購買担当者の双方と話す場合を考えます。それぞれに担当者レコードを作り、同じ会社へ紐付けます。打ち合わせ後、コンサルタントは責任者の修正要望と次回の連絡日を記録します。次の電話を引き受けた同僚は、その内容から相談を再開できます。顧客に初めから説明し直してもらう場面を減らすための使い方です。
この機能についての質問
担当者と会社は別々に管理しますか。
はい。人物の情報は担当者、企業の情報は会社の記録に持ちます。所属会社、部署、役職を通して両者を関連付けます。
社内で誰が対応するか設定できますか。
担当者と次回対応の情報を持てます。責任を持つ人と、次に行う内容を分けて記録できます。
すべてのメンバーがすべての担当者を読めますか。
一律に公開される前提ではありません。CRMの閲覧では、その利用者の権限とレコードへのアクセスが確認されます。関連する情報も同様に確認されます。
担当者に紐付けたファイルは自動で共有されますか。
いいえ。顧客との関連付けとファイルの共有は別です。ファイルの閲覧には、そのファイルに対する適切な権限が必要です。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
