確認した財務操作を承認する
申請、承認者の判断、実行結果を別の段階として扱います。
日々の業務で判断と担当を明確に
財務処理では、元の情報、担当者が確認する判断、処理後の記録を区別する必要があります。ここでは文書の準備や提案を実行済みとはみなさず、この段階で何を確認するかを説明します。まず代表的な一件で結果を確かめてから、運用を広げてください。
元の情報と条件を確かめる
承認申請は特定の操作、金額、対象の版を指します。同僚の一般的な同意を、後から変えた内容すべての許可とは扱いません。一枚の請求発行と、返金や別の資金操作は異なる判断です。 金額は整数の日本円と日本の消費税区分で扱います。税込・税抜の基準、適用する税区分、取引先や案件との関係を確認してください。この財務機能の対象範囲から、他国の会計・税務制度への対応を判断することはできません。
- 申請が指す操作、金額、文書の版を確認します。
対象の財務判断を確認する
設定された承認権限とルールによって判断する人を決めます。申請者、確認者、実行には別の責任があります。元の操作が変わった場合、以前の承認を大幅に異なる内容への包括的な同意として再利用しません。 準備、操作権限、実際に生じた財務上の結果は別々に確認します。発行や訂正、入金の記録に進む前に、書類の状態と必要な承認を確認してください。AIの支援も利用者の権限と実行前の確認に従い、提案が表示されたことだけで処理完了にはなりません。
- 設定された承認権限で、現在の操作内容を判断します。
承認者が判断する申請を特定
設定された承認権限で、現在の操作内容を判断します。
処理後の記録を確かめる
判断後は実行結果と根拠を確認します。承認は前提条件でも、発行や支払いが成功した証明ではありません。保留、却下、失敗を同じ完了表示にまとめず、それぞれ次の確認を明確にします。 元の取引との参照関係を残し、作成された書類や入金、証憑を確認します。未回収額の変化は、複数担当者で処理するときほど理由を説明できることが大切です。例外の確認担当と、実際の会計運用との照合担当を決めておきましょう。
- 承認後の実行結果を確認します。賛成の判断だけでは完了ではありません。
具体的な業務の流れ
必要な情報をそろえる
申請が指す操作、金額、文書の版を確認します。
判断内容を確認する
設定された承認権限で、現在の操作内容を判断します。
処理結果を確かめる
承認後の実行結果を確認します。賛成の判断だけでは完了ではありません。
実務を想定した例
業務の進め方の一例
次の数値は説明用の例であり、実在顧客の事例ではありません。準備した操作: 請求書の発行; 承認申請: 提出済み; 承認者の判断: 確認待ち; 実行: 未実行; 申請額: 36,000; 現在の状態: 保留. 担当者は元資料と現在の状態を確認してから確定します。例の金額は進め方を説明するもので、法的な判断や送金の成功を示すものではありません。
この機能についての質問
承認されれば実行も完了ですか？
いいえ。承認者の判断と財務操作の状態を分け、処理後の対象を確認します。
誰でも任意の金額を承認できますか？
設定された役割、ルール、操作内容によります。全員に権限があるとは考えないでください。
海外の会計や外貨にも対応しますか？
現在の財務金額は整数の日本円と日本の消費税を前提としています。他国の会計要件や外部会計への受渡しは別途確認してください。
AIが確認なしで実行しますか？
AIによる準備は、承認、利用者の権限、実際の結果確認を置き換えません。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
