関連づけは、読む許可ではない。
Driveは関連する人と、開ける人を区別します。ほかの社内管理者にも非公開で始まり、所有者が範囲と指定権限を選びます。上位フォルダの権限も適用されるため、同じ案件の提案と社内メモで対象者を分けられます。
必要な範囲から始める。
業務に応じて非公開、指定者、全社を選びます。指定した人へ閲覧または編集を与えられます。アップロードで自動的に全社公開されるわけではありません。内容が必要な人と存在だけを知ればよい人を考えてください。
- 非公開・指定・全社の範囲
ファイルだけでなく階層も確認。
ファイルと上位フォルダを確認します。ファイル単位の許可で閉じた上位フォルダを越えられません。意図した相手が階層全体へアクセスできるか確認します。管理者や顧客の関連づけも、非公開を自動で開きません。
- 階層の権限と別の関連づけ
会話にも、同じ境界を。
ファイル・フォルダの社内会話にもアクセス権が必要で、失うと会話も読めません。外部リンクは特定の版を開く別の共有方法で、社内会話は見せません。関係者が変わるときは両方を別に確認します。
- 権限付き会話と別の外部リンク
具体的な業務の流れ
対象者
読む人・編集する人を決定。
範囲
非公開・指定・全社を選択。
階層
保存先の権限を確認。
見直し
担当変更時に権限と共有を見直す。
実務を想定した例
活用例：社内の予算確認
提案の顧客を関連づけても、作業予算は少人数に限定します。別の管理者も役割だけでは見られません。確認した顧客向け版だけを外部リンクで共有します。各対象者の立場から、ファイル、上位フォルダ、表示、会話を試し、関連づけを共有と誤認していないか確認します。
この機能についての質問
管理者なら全部読めますか？
いいえ。所有、指定権限、公開範囲、フォルダの権限が適用されます。
従業員を関連づけると権限が付きますか？
いいえ。関係の記録だけです。別途共有とフォルダ権限が必要です。
権限を失うと会話はどうなりますか？
社内の会話もファイル権限に従い、読む・参加することができなくなります。
外部リンクは編集権限ですか？
いいえ。特定の版を開くもので、内部の編集権限や会話へのアクセスではありません。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
