関係する人と、読める人は異なる。
名前で内容はわかっても、関係の背景は伝わらないことがあります。Driveで顧客、連絡先、従業員を関連づけられますが、関連だけで権限は与えません。同じ顧客の予算と提案でも、読む人を分けられます。
関係を説明する記録を選ぶ。
顧客、連絡先、従業員から適切な関係を選び、会社全体との関係と個人の関与を区別します。これは背景の整理であり招待機能ではないため、権限確認の代わりには使いません。 関連記録は背景を表すもので、ファイルの閲覧許可ではありません。
- 顧客・担当者・従業員の関連づけ
アクセスを別の操作として確認。
関連づけだけでは権限が増えたり全社公開になったりしません。非公開、指定、全社を明示的に選び、フォルダ権限にも従います。従業員が文書の対象であっても、内部資料を読めるとは限りません。
- 暗黙の共有をしない関連づけ
背景と受け渡しの判断をわかる形に。
社内の理解に関連を使い、外部へ渡す前に内容と相手を確認します。版別リンクは別の共有方法で、会話は見せません。顧客窓口が変わった場合は、関連と既存共有の両方を確認し、一方で他方も自動更新されると考えないでください。
- 背景・社内権限・外部共有を区別
具体的な業務の流れ
特定
企業・担当者・従業員の関係を確認。
関連づけ
背景を示す記録を紐づけ。
権限確認
読む・編集する人と階層を確認。
共有
外部リンク前に版を確認。
実務を想定した例
活用例：担当者に関係する提案
提案を顧客企業と面談の担当者に関連づけても、確認チームへ許可するまで非公開です。その後の外部リンクは、別に確認した版を共有します。1文書で、関係者、社内の閲覧者、外部の相手が受け取るものを同僚が区別できるか試します。
この機能についての質問
顧客を関連づけると顧客に見えますか？
いいえ。顧客との関係を記録するだけで、権限や外部リンクは別に決めます。
閲覧権限なしで従業員を紐づけられますか？
はい。対象者であることを示すもので、中身を見る許可ではありません。
CRMの全記録がDriveへコピーされますか？
データ全体の複製とみなさないでください。関係をつなぎ、各画面の権限は維持します。
窓口が変わった場合は？
関連と既存共有を見直してください。関係の変化が自動的に権限を追加・削除するわけではありません。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
