統一感には、コピーでなく正しい情報を。
アドレスや役割によって必要な情報は異なります。個人署名と会社テンプレートを、アカウントや送信元に合わせて使います。各自が別々のHTMLを直す方法ではなく、内容と管理担当を決めてください。
01
確認したプロフィールから作る。
氏名、役職、電話等のプロフィールを出発点にし、外部使用前に確認します。デザインからHTMLとプレーンテキストを作成しますが、連絡先の正しさや法的記載の完全性を証明するものではありません。
- 確認した情報によるHTML・テキスト署名
02
アカウントと送信場面に合わせる。
全アカウント共通、特定アカウント、特定送信元に適用できます。新規・返信の既定や位置を選び、送信元を切り替えた際は反映を確認します。同じ人でも共通窓口と直通では必要情報が違う場合があります。
管理した会社テンプレートを使用
会社テンプレート会社の指定
三浦 紗季顧客担当スタジオ・ノルド[email protected]studio.example
指定必須の場合、その形式の署名だけを選択・送信できます。
03
会社のルールをテンプレートで保つ。
管理者が会社テンプレートを保ち、その現在の定義で署名を表示します。指定を必須にすると、その形式に基づく署名のみ選択・送信できます。法的確認や相手のメールソフトでの表示確認は別途必要です。
- 現在の会社テンプレートと任意の必須化
具体的な業務の流れ
情報を確認
氏名、役割、連絡先を確認。
範囲を選ぶ
対象アカウント・送信元を選択。
既定を設定
新規と返信の動作を設定。
表示を試す
HTML・テキストと適用を確認。
実務を想定した例
活用例：複数の窓口を使うチーム
会社テンプレートを使い、直通と共有窓口それぞれの署名を設定します。新規・返信を試し、管理者の更新後も出力を確認します。テキスト版と必須ルールも確認してから利用を広げます。
この機能についての質問
送信元別に変えられますか？
はい。アカウント・送信元別に、新規と返信の既定を選べます。
テンプレート変更は既存の署名に反映しますか？
現在のテンプレートから表示するため、変更後の結果を確認してください。
会社の形式を必須にできますか？
はい。指定形式に基づく署名のみ選択・送信できます。
法的な記載を保証しますか？
いいえ。必要な記載と情報は別途確認し、法的助言や適合認証とは扱わないでください。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
