個人のアドレスは、全社の保管庫ではない。
顧客や案件の作業に近い場所で、自分のメールを扱っても、全件を同僚に公開する必要はありません。個人メールは共有キューと区別します。共通のサービス窓口なら、接続前に共有メールのモデルを検討してください。
管理者にも、本人のみの境界を維持。
個人メールは本人のみで、管理者やテナント所有者にも一般的な例外はありません。すべての接続済みメールを管理者が読めると考えず、複数人で継続対応する窓口は共有メールで設計してください。
- 管理者の閲覧例外がない個人メール
動く接続で、読み、返信する。
会話とフォルダから返信を準備し、正しい送信元を選びます。受信と送信には有効な接続と処理が必要です。新着が止まったら状態を確認し、草稿を配信済みの証拠にしないでください。宛先と添付も確認します。
この会話をCRMに共有しますか？
この記録を読める人が、会話も読めるようになります。
個人の受信箱の残りは非公開のままです。
必要な会話だけ、別に共有を判断。
CRMが利用可能で権限がある場合、選んだ会話を連絡先や会社に共有できます。受信箱全体を渡す操作ではありません。共有前に内容を確認し、アドレスの一致をすべての私的な会話の公開理由にしないでください。
- 受信箱全体でなく、選んだ会話の共有
具体的な業務の流れ
種類を選ぶ
ひとりの業務用か確認。
接続を確認
実際の提供元で送受信を試す。
本人で利用
メールを読み、返信を確認。
共有を判断
必要な確認済み会話のみ共有。
実務を想定した例
活用例：担当者の顧客メール
担当者が日程調整と案件の決定を個人メールで受け取ります。必要な決定の会話だけ確認しCRMへ共有し、他のやり取りは非公開のままにします。同僚が対象の会話を読めるか、管理者は受信箱を開けないかを両方試します。
この機能についての質問
管理者は個人メールを開けますか？
いいえ。本人のみで、管理者の役割でも越えられません。
CRMを有効にすると全メールが公開されますか？
いいえ。選んだ会話を意図して共有するもので、受信箱全体は公開しません。
共有サポート窓口も個人にしますか？
複数人で使うなら、権限を分ける共有モデルを選んでください。
草稿があれば配信済みですか？
いいえ。接続、送信、配信は準備と別で、実際の状態を確認します。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
