相手の識別と、会話の共有は別の判断。
既存顧客、新しい担当者、未登録の会社を会話の横で確認できます。CRMが有効で権限がある場合に使えますが、アドレスが一致しても会話を自動公開するわけではありません。
01
新規作成の前に一致候補を確認。
参加者の候補と許可された顧客情報を確認します。ドメインからの会社名は提案であり、本人確認や法的な商号の証明ではありません。表示名だけで同一人物と判断しないでください。
- 確認できる参加者・会社の候補
02
CRMの権限で情報を整える。
権限に応じて参加者のアドレスを追加し、連絡先や会社を作成できます。署名の氏名・電話・役割は確認用の下書きです。CRM側の検証と本人の権限を使い、登録を過去メールの公開許可にしません。
顧客記録にひとつの会話を共有
既存の連絡先が見つかりました
連絡先田中 葵
スタジオ・ノルドスタジオ・ノルド
選んだ会話案件の引き渡し
この記録を読める人が、会話も読めるようになります。
03
ひとつの会話を、記録の閲覧者へ共有。
共有すると、そのCRM記録を読める同僚が履歴で会話を読めます。個人メールは本人のみ、共有メールは適切な返信権限で操作します。解除で記録経由の閲覧を終了し、個人受信箱の残りは非公開のままです。
- 記録の閲覧権に沿う共有と解除
具体的な業務の流れ
確認
参加者と既存顧客の候補を確認。
整備
提案を確認し、対象の記録を更新。
範囲
会話と記録の閲覧対象を確認。
共有・解除
許可された手順で共有・解除。
実務を想定した例
活用例：新しい顧客担当者
新しい担当者の住所を既存候補と照合し、署名を確認して情報を整えます。案件の決定を含む会話だけ対象記録へ共有し、別の日程相談は非公開にします。誤った共有は明示的に解除します。
この機能についての質問
アドレスが一致すると共有されますか？
いいえ。照合と共有は別で、明示的な操作が必要です。
共有後は誰が読めますか？
関連記録を閲覧できる同僚が、その履歴で読めます。
管理者が個人メールを共有できますか？
個人メールの本人のみが共有・解除できます。共有アカウントは返信権限に従います。
メール自体にCRMが必要ですか？
いいえ。CRMの表示は任意で、モジュールと権限が必要です。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
