実務ガイド
CRMのCSVインポート：企業・連絡先・商談を確認して取り込む
項目の対応、重複照合、予定される変更を適用前に確認します。少量から始め、照合に使う元データを変更せず残してください。
ファイルが読めることは最初の条件にすぎない
CSVを開けても、顧客の関係が正しいとは限りません。企業、連絡先、商談のどの記録か、同じ実在の対象を何で判断するかを先に決めます。変更しない元ファイルと、内容を理解する確認担当者を用意してください。大きな取込で日常の問題が生まれる前に、誤りを見つける準備です。
一つの記録種別ずつ準備する
TsumiraのCRMには企業、連絡先、商談の別々の取込先があります。連絡先には氏名、読み、電話、メール、住所、メモなどの項目があり、企業と商談にはそれぞれ独自の項目があります。古い表のすべての列に対応先があるとは考えないでください。連絡先の企業所属も取込だけで完了すると想定せず、必要なら別途確認・設定します。
- 説明用の行や混在した記録を分ける。
- 元の識別子を照合用の参照に残す。
同一性と項目の意味を確認する
連絡先は利用できるメール、正規化された電話、氏名と読みで照合され、企業はWebサイト、電話、名称と読みが使われます。共有メールや再利用された電話番号は慎重に確認してください。読みが欠ける場合は警告があり、正しい五十音順が保証されるわけではありません。商談金額は現在整数の日本円です。EURの値をYenへ書き換えても通貨換算にはなりません。
- 作成・更新・スキップの予定をサンプルで確認する。
- 不確かな一致は元データ担当者と判断する。
計画を確認し、適用後のバッチを照合する
準備と適用は分かれており、適用作業にはバッチの参照が残ります。確定前に計画と警告を確認し、その後に件数、代表項目、商談の参照先を照合してください。対応する取込先には取り消し経路がありますが、その後に編集された記録を無条件に上書きするものではありません。権限と確認が必要で、最初の計画確認を省く理由にはなりません。
- 商談から企業・連絡先への参照を確認する。
- 元ファイルとバッチ参照を残す。
具体的な業務の流れ
整理して分類する
企業、連絡先、商談を分けます。必須値、不明な同一性、判断担当を特定します。
対応付けて確認する
代表的な少量データで、項目、予定結果、警告を適用前に確認します。
適用して照合する
確認済みバッチを確定し、結果と例外を記録します。想定どおりになってから広げます。
実務を想定した例
想定例：共有メールを使う二人の連絡先
二人が同じ代表メールを使用し、電話番号は異なるファイルを想定します。メールが照合に使われるため、二行が必ず別の新規連絡先になるとは考えず計画を確認してください。企業と連絡先を参照する商談も含めます。最後に実際の関連と必要な修正を確認し、元のファイルを参照として残します。
この機能についての質問
古い表の全列を取り込めますか。
選択した取込先の対応項目にのみ確認された意味があります。未対応の列は分け、重要な背景を無断で捨てたり架空の対応先を作ったりしないでください。
重複判定は完全ですか。
いいえ。利用できる識別子で照合します。共有メール、再利用番号、表記ゆれには人の判断が必要です。適用前に計画で不明点を解決します。
商談金額は他通貨を含められますか。
現行項目は整数の日本円です。数値の取込は通貨換算やEUR対応の証拠ではありません。元の通貨と財務要件は別に保持します。
必ず無影響で取り消せますか。
対応経路はありますが、権限と取込後の変更が関係します。後の編集を盲目的に上書きせず、バッチ結果と元ファイルの確認が必要です。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
