閲覧できる会話の範囲だけを検索する
結果の元情報と閲覧権限を一緒に確認します。
日々の業務で判断と担当を明確に
記憶している約束だけでは、新しい返答の根拠として十分でないことがあります。検索で実際のやり取りを見つけ、時期や文脈を確認し、以前の提案と最終的な合意を区別します。
自分の閲覧範囲で検索する
検索結果は利用者がアクセスできる番号と会話に従います。個人用番号は全社で検索できる保管庫ではなく、会社用番号にもアクセス付与の範囲があります。 WhatsAppはオプション機能です。ワークスペースで有効化し、構成されたゲートウェイを通じて番号を接続します。共同利用を始める前に、番号の所有者、利用できる担当者、会社用か個人用かを確認してください。
- アカウントと会話の権限を守って検索します。
元のメッセージを読む
検索結果を解釈する際は前後のやり取りを確認します。名前、日付、条件が複数の会話に登場することもあるため、後のメッセージで変更されていないかを確かめます。 利用できる範囲は接続アカウントと会話の権限に従います。個人用番号は初期状態で本人だけが利用でき、会社用番号は明示的なアクセス付与で共有します。内部の相談と顧客向けメッセージは宛先が異なります。送信前に相手と送信元を確かめます。
- 会話の中で結果を確認します。
要約を権限のある元情報につなぐ
検索や要約で、共有していない私的な会話を公開しません。
使う前に結果を確認
AIを読み取りの補助に使う
AIは権限内の検索、要約、返信案を支援します。顧客への回答に利用する前に、関連する原文を読み、根拠のない推測を取り除きます。 メッセージの送信は人が判断して行います。一斉送信やAIによる送信には対応していません。AIで権限内のメッセージ検索、チャット要約、返信案の作成を支援できますが、本人の閲覧範囲を広げることはなく、送信前の人による確認が必要です。
- 要約を参考にし、回答は人が責任を持ちます。
具体的な業務の流れ
必要な情報をそろえる
確認したい顧客、話題、約束を整理し、適切な権限のあるアカウントで検索します。
判断内容を確認する
該当する会話を開き、後の変更や最新のやり取りと照らし合わせます。
処理結果を確かめる
確認できた経緯から回答を準備し、人が内容を確認して必要な返信を送ります。
実務を想定した例
業務の進め方の一例
顧客が以前の納品条件に言及します。担当者は会社用番号の閲覧可能な履歴を検索し、最初の提案と後日の確認を見つけます。原文を読んだうえで、確認後の条件に沿って回答します。別の担当者の個人用番号にある非公開チャットは、検索対象に入りません。
この機能についての質問
他人の個人用チャットも検索できますか？
いいえ。検索した人の権限に従います。ワークスペースに接続されていても、他人の個人用履歴を自由に検索できるわけではありません。
AIはメッセージで何を支援しますか？
権限内のメッセージ検索、チャット要約、返信案の作成を支援します。顧客にメッセージを送信する機能ではありません。
要約だけを読めば十分ですか？
重要な顧客への約束をする前には、関連する原文を確認してください。要約は経緯の把握を助けますが、業務上の確認を置き換えません。
検索結果が最新の合意を示しますか？
結果だけでは判断できません。会話を開き、その後の連絡や条件の変更を確認してから現在の合意として扱います。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
