会社番号のアクセス責任を明確にする
番号を知っていることと会話への権限は異なります。
日々の業務で判断と担当を明確に
共同利用する番号は、用途と利用者を決めて管理する会社の窓口です。Tsumiraは会社用と個人用を区別し、同じ電話端末を使えるかどうかではなく、管理者による権限付与で会社用番号の利用範囲を決めます。
利用者を選んで権限を付与する
仕事でその番号を必要とする同僚を選びます。接続しただけで全社に公開されるわけではありません。明示的な権限付与によって、共有する範囲を決めます。 WhatsAppはオプション機能です。ワークスペースで有効化し、構成されたゲートウェイを通じて番号を接続します。共同利用を始める前に、番号の所有者、利用できる担当者、会社用か個人用かを確認してください。
- 管理者が会社用番号のアクセスを管理します。
実際の権限を確かめる
代表的なメンバーのアカウントで、閲覧できる範囲と送信できる範囲を確認します。同じワークスペースのメンバーであることだけで、すべての番号を利用できると判断しないでください。 利用できる範囲は接続アカウントと会話の権限に従います。個人用番号は初期状態で本人だけが利用でき、会社用番号は明示的なアクセス付与で共有します。内部の相談と顧客向けメッセージは宛先が異なります。送信前に相手と送信元を確かめます。
- 利用予定のメンバーで確認します。
会社番号の許可を確認する
アクセスを明示的に付与します。会社番号でも全会話が全員に公開されるわけではありません。
| 役割 | 明示的な許可 |
|---|---|
| 管理者 | 権限を管理 |
| メンバーA | 許可済み |
| メンバーB | 許可なし |
会社としての送信元を保つ
複数の担当者が同じ顧客に対応しても、会社用番号の背後には個々の責任があります。現在の質問を誰が担当するかを共有し、返信前には相手と番号を確認します。 メッセージの送信は人が判断して行います。一斉送信やAIによる送信には対応していません。AIで権限内のメッセージ検索、チャット要約、返信案の作成を支援できますが、本人の閲覧範囲を広げることはなく、送信前の人による確認が必要です。
- 共有番号からの返信前に担当を調整します。
具体的な業務の流れ
必要な情報をそろえる
番号の業務上の目的と、実際に利用を必要とする担当者の範囲を決めます。
判断内容を確認する
管理者が必要な権限を付与し、利用予定のメンバーでアカウントと会話を確認します。
処理結果を確かめる
役割が変わった際に権限を見直し、番号の管理責任と顧客対応の用途を維持します。
実務を想定した例
業務の進め方の一例
コンサルティング会社が予約調整用の会社番号を調整チームに共有します。コンサルタント個人の番号は分離したままです。担当変更時には管理者が会社用番号の権限を見直します。端末のログイン情報を回覧したり、顧客との会話をすべて全社公開と考えたりする必要はありません。
この機能についての質問
誰が会社用番号の権限を管理しますか？
管理者が明示的なアクセス付与を行います。業務上の承認者も決め、代表的な利用者で実際の範囲を確認します。
個人用番号も共有されますか？
いいえ。会社用番号の権限は当該アカウントに対するものです。個人用番号は所有者と会話共有の別のルールに従います。
閲覧できれば送信もできますか？
閲覧権限と送信権限は同じではありません。顧客対応を任せる前に、利用者の役割とアカウントの権限範囲を確認してください。
共有すると一斉配信できますか？
いいえ。会社用番号の共有は、人が会話を確認して対応するためのものです。一斉送信やAIによる送信には対応していません。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
