カレンダーの枠だけでは、会議は説明しきれない
なぜ開くのか、誰が参加し、どの仕事に関係するかが分かると、会議に備えやすくなります。Tsumiraの内部予定は、時刻だけでなく業務のレコードです。件名、日時、参加者、場所、メモ、任意の顧客やプロジェクトをまとめ、準備や後の確認、中止の経緯を理解するためにも使えます。
時刻と終日のどちらが合うか選ぶ
時刻付き予定は開始と終了の時点を、終日は日付を持ちます。サーバーの現地時刻に依存せず、予定にタイムゾーンの文脈を保持します。特定の時刻の打ち合わせと、一日かける計画日は別のものです。仕事に合う表現を選び、開始だけでなく終了も確認します。件名にも、見る人が目的を理解できる内容を付けます。
- 時刻付き・終日の予定
- 開始と終了
- 予定のタイムゾーン
仕事の文脈を予定へ入れる
場所、メモ、任意の顧客やプロジェクトの参照により、予定は単なるラベルではなくなります。関連先は現在の利用者の権限で確認し、非公開情報への無条件な入口にはしません。メモを準備に使い、利用可能なら該当する仕事を紐付けます。顧客の情報をすべて説明欄へ複写せず、予定の文脈から確認できます。
- 場所と準備のメモ
- 顧客・プロジェクト参照
- 権限を確認した関連情報
最新の見積書を確認し、質問をまとめてください。
黙って消さず、明確に中止する
状態には予定済みと中止があります。参加者へ伝えた会議は、なかったことにして削除するのではなく、確認を伴う中止操作を使います。会話を含むレコードは残り、変更を参加者へ通知できます。更新時には現在の版を確認し、並行した変更を知らないまま同じ状態へ書き込まないようにしています。
- 予定済み・中止の状態
- レコードと会話を保持
- 参加者への通知と版の確認
具体的な業務の流れ
会議を決める
目的の分かる件名、時刻または終日の期間、場所やメモを用意します。
参加者を選ぶ
適切な有効メンバーを選びます。主催者自身も参加者です。
関連付けて確認する
必要な顧客やプロジェクトを関連付け、作成内容を確認します。
変更を反映する
最新の状態に保ち、開催しないときは明示的に中止します。
実務を想定した例
利用例：顧客プロジェクトの準備会議
プロジェクト責任者がチーム内の計画会議を作るとします。閲覧可能なプロジェクトと顧客を関連付け、会議室、短い議題、参加者を入れます。中止が必要になったら、責任者は中止の流れを使います。会議と会話はそのまま理解できる形で残り、プロジェクトの記録から消えるわけではありません。
この機能についての質問
終日の予定を作れますか。
はい。終日の日付と、時刻付きの開始・終了を区別するモデルです。活動に合う形式を使います。
顧客を紐付けると外部の人に招待が届きますか。
内部予定はチームのメンバーを参加者にします。顧客参照は文脈であり、一般的な外部招待を意味しません。
中止した予定は記録ごと消えますか。
削除ではなく中止を使います。予定と会話は、それぞれのアクセスルールの下で残ります。
プロジェクト参照で全員に閲覧権限が付与されますか。
一律のアクセスは意味しません。顧客やプロジェクトの情報は、現在の利用者の権限で確認されます。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
