予定だけでは顧客対応は完結しない
顧客との面談には、事前の資料確認と事後の提案が必要かもしれません。それぞれに担当と期限を持たせれば、カレンダーに暗黙に含まれるだけの作業になりません。Tsumiraのタスクが実際の手順を支えます。案件全体の背景をプロジェクトに残しながら、個人の仕事表示で各同僚が今の責任を見つけられます。
予定の前後に必要な仕事を書く
準備、成果、フォローに明確な結果が必要なら、別々のタスクとして作ります。プロジェクト、説明、担当、日付を付けます。顧客の予約や予定は重要な背景ですが、必要なタスクをすべて自動生成すると説明してはいけません。チームが今回の案件で必要な行動を意識して記録し、できた計画を確認します。
- 準備とフォローを明示的な仕事に
- 実際の行動に担当と日付
- 顧客プロジェクトの背景を維持
各同僚に使える一日の表示を
個人の仕事は、本日期限、期限超過、進行中、今後の期限を分けます。今後のレーンは明日から今日の六日後までで、今日とは重複しません。対象は自分に割り当てられた未完了作業と、該当する公開範囲です。全社員の全タスクを無差別に並べません。件数と限定したプレビューから、より広い仕事の一覧へ進めます。
- 今日・超過・進行中・今後のレーン
- 現在の人に割り当てられた未完了作業
- 件数と限定したプレビュー
引き継ぎを明確にする
次の人へ渡せる状態になったら、タスクの状態と説明、関連する会話を更新します。準備タスクの完了は、面談の実施を意味しません。面談が終わっても、フォローの完了とは限りません。別のタスクにすれば、この違いを見失いません。工数や請求が必要ならTimeと財務の確認手順を使い、一日のチェックを発行済み請求書と同一視しません。
- 各引き継ぎの成果を明確に
- タスク状態と予定の実施を分離
- 時間と請求には独自の確認手順
具体的な業務の流れ
顧客成果を確認
案件に必要な準備とフォローを具体的に決めます。
行動を記録
予定名に暗示するだけでなく、担当と期限のあるタスクを作ります。
個人の一日から進める
今日の責任と期限超過を担当作業のレーンで確認します。
次の引き継ぎを整える
背景が明確なうちに結果を残し、次に必要な仕事を決めます。
実務を想定した例
例：顧客相談とその後の提案
担当者は、顧客資料を読む準備タスクと、確認済みの提案を送るフォロータスクを作ります。両方を顧客プロジェクトに置き、面談の前後に日付を設定します。当日は準備が担当作業に現れます。相談後も、提案は実際に作成して確認されるまで未完了です。予約しただけで、どちらも自動的に終わったことにはなりません。
この機能についての質問
予約ごとにプロジェクト計画を自動作成しますか。
一般的な自動化は前提にしないでください。予約を背景として、必要なタスクを明示的に作成またはテンプレートから作ります。
今後のレーンは今日と同じですか。
いいえ。明日からの予定と今日、さらに期限超過を分けて扱います。
面談終了でフォローも完了しますか。
いいえ。予定とタスクは別の結果です。フォロー自体の成果ができるまで未完了にします。
プロジェクト未定でもフォローを記録できますか。
対応する素早い作成では受信箱プロジェクトを使えます。関係が明確になったら適切な案件へ整理します。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
