知識の集まりに、わかる置き場を。
文書があっても場所や名前が不明なら見つかりません。ページの整理、検索、条件で使いやすい集合を作りますが、自動的に正確・最新にはなりません。管理担当を決め、草稿や古い参考と現在の手順を区別してください。
説明する仕事の場所へ置く。
顧客やチームのSpaceに置き、親ページで入口、子ページで詳細を説明できます。古い保管庫を深い階層で再現するだけにせず、何から読み、どのページが主題を担うかを明確にします。
- Spaceと親子ページ
覚えている情報から探す。
名前、所有者、Spaceなどで探せます。条件で表示が変わるため、見えない文書を削除とみなさず、条件と権限を確認してください。同名のメモを増やすより、明確な題名を付けてください。
- 名前・所有者・Spaceによる検索
仕事の変化に合わせて見直す。
案件やチームが変わったら、すぐ複製せず題名、配置、管理を確認します。移動先だけで機密資料を公開したと考えず、実際の読者の経路と権限を試してください。
- 更新する構成と文書別の権限
具体的な業務の流れ
命名
他の人に目的が伝わる題名を選択。
配置
適切なSpaceや親子関係へ配置。
検索
対象者で検索と条件を試す。
更新
変更時に担当と古い内容を見直す。
実務を想定した例
活用例：チーム手順書の整理
複数人の手順書をまとめ、入口のページと詳細を適切なSpaceに置きます。新しい同僚が名前と仕事の場所から探し、似た題名の草稿を見つけたら状態を明確にします。見つかったものを自動的に最新とせず、更新担当も決めます。
この機能についての質問
ページを入れ子にできますか？
はい。関係がわかる構成にし、各ページの目的と権限を管理します。
所有者やSpaceで探せますか？
文書のハブで名前に加え所有者やSpaceなどで絞れます。見つからない場合は条件を確認してください。
移動で権限が付きますか？
配置から共有を推測せず、対象者で実際の権限を確認してください。
検索で出れば最新ですか？
いいえ。アクセスできる資料を探すもので、正確さ、最新性、草稿の区別は担当が管理します。
この業務に合う連携を検討する。
想定される連携のアイデアです。シナリオを利用する前に、各アプリの実際の利用可否、権限、対応データをご確認ください。
