VERBUNDENE GESCHÄFTSPROZESSE
WhatsApp-Unterhaltungen mit klaren Zuständigkeiten
Verbinden Sie Unternehmens- oder persönliche WhatsApp-Nummern mit Kundengesprächen und halten Sie Zugriff, interne Notizen und menschlichen Versand klar auseinander.
Eine klare Zuständigkeit im Arbeitsalltag
Eine Kundennachricht hilft nur, wenn Nummer, Antwortberechtigung und private Inhalte eindeutig sind. Das optionale WhatsApp-Modul bringt diese Fragen in den Kommunikationsbereich, statt jede verbundene Nummer automatisch als gemeinsames Postfach zu behandeln.
Jede Funktion im Detail
Erfahre, was die einzelnen Funktionen leisten, wie sie arbeiten und wo sie in eure Abläufe passen.
Nummer verbinden
Koppeln Sie die passende Nummer über den eingerichteten Gateway, prüfen Sie den Verbindungsstatus und klären Sie die Zuständigkeit vor dem Kundeneinsatz.
Optionale IntegrationUnternehmensnummern
Teilen Sie eine WhatsApp-Unternehmensnummer über ausdrückliche Freigaben und ordnen Sie Kundengespräche einem klar zuständigen Team zu.
Optionale IntegrationPersönliche Nummern
Verbinden Sie eine persönliche Nummer, ohne ihre Gespräche zum Firmenpostfach zu machen, und teilen Sie eine Unterhaltung nur bewusst.
Optionale IntegrationKundengespräche
Lesen Sie Kundennachrichten im Kommunikationsbereich, stimmen Sie sich intern ab und senden Sie geprüfte Antworten aus dem vorgesehenen Konto.
Optionale IntegrationNachrichten suchen
Suchen Sie zugängliche Nachrichten, prüfen Sie das Originalgespräch und nutzen Sie Zusammenfassungen oder Antwortentwürfe ohne zusätzliche private Zugriffe.
Optionale IntegrationDas passende Kontomodell wählen
Eine Unternehmensnummer erhalten ausdrücklich berechtigte Teammitglieder; eine persönliche Nummer bleibt zunächst beim Besitzer. Beide Modelle tragen andere Verantwortlichkeiten. Ein Gerät zu koppeln ist deshalb eine andere Entscheidung, als seine Unterhaltungen mit Kollegen zu teilen. WhatsApp ist ein optionales Modul und muss für den Arbeitsbereich freigeschaltet sein, bevor eine Nummer über den konfigurierten Gateway verbunden werden kann. Klären Sie Eigentümerschaft, Nutzungsrechte und die Einordnung als Unternehmens- oder persönliche Nummer, bevor Kollegen Zugriff erhalten.
- Unternehmens- und persönliche Konten haben unterschiedliche Zugriffsregeln.
Die Zielgruppe sichtbar halten
Kundennachrichten gehören in die externe Unterhaltung. Kollegen stimmen sich intern im passenden Datensatzkontext ab. Prüfen Sie Kanal und Konto vor einer Antwort, besonders wenn ein Kunde mehrere Mitarbeiter Ihres Unternehmens kontaktiert. Der Zugriff folgt den Regeln des verbundenen Kontos und der Unterhaltung. Persönliche Nummern sind standardmäßig nur für ihren Besitzer sichtbar; Unternehmensnummern nutzen ausdrückliche Freigaben. Interne Abstimmungen und externe Kundennachrichten haben unterschiedliche Empfänger. Kontrollieren Sie Ziel und Absender vor jeder Nachricht.
- Interne Abstimmung und externe Antworten unterscheiden.
Vor der Antwort Kontext finden
Durchsuchen Sie zugängliche Nachrichten und nutzen Sie zulässige KI-Unterstützung für Zusammenfassungen oder Antwortvorschläge. Lesen Sie die aktuelle Kundenfrage selbst, entfernen Sie ungesicherte Zusagen und senden Sie bewusst mit der richtigen Identität. Nachrichten werden bewusst von Menschen gesendet. Massenversand und KI-Versand werden nicht unterstützt. Verfügbare KI-Unterstützung kann berechtigte Nachrichten durchsuchen, einen Chat zusammenfassen oder Antworttext vorschlagen. Sie erweitert keine Zugriffsrechte; ein Entwurf braucht weiterhin menschliche Prüfung und Versand.
- Suche und Entwürfe bleiben innerhalb bestehender Berechtigungen.
Ein konkreter Arbeitsablauf
Kontext vorbereiten
Klären Sie Eigentümerschaft und die Entscheidung zwischen gemeinsamer und persönlicher Nutzung. Lassen Sie das optionale Modul vor Beginn der Einrichtung freischalten.
Entscheidung prüfen
Koppeln Sie die Nummer über den eingerichteten Gateway. Kontrollieren Sie anschließend Unternehmensfreigaben beziehungsweise die Privatsphäre des persönlichen Kontos mit den vorgesehenen Nutzern.
Ergebnis kontrollieren
Öffnen Sie eine typische Unterhaltung, unterscheiden Sie interne Notiz und externe Antwort und überprüfen Sie vor dem Senden den sichtbaren Absender.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Ein beispielhafter Arbeitsablauf
Ein Dienstleister nutzt eine Unternehmensnummer für Kundenupdates und berechtigt zwei Koordinatoren. Eine Beraterin verbindet außerdem eine persönliche Nummer, die privat bleibt. Der Koordinator kann den gemeinsamen Kundenchat lesen und eine Antwort vorbereiten, aber nicht allein wegen der gemeinsamen Unternehmenszugehörigkeit die privaten Gespräche der Beraterin durchsuchen.
Fragen zu diesem Thema
Ist WhatsApp automatisch enthalten?
Nein. Das Modul ist optional und freischaltungspflichtig. Arbeitsbereich, Gateway und gekoppelte Nummer müssen entsprechend eingerichtet sein, bevor es genutzt werden kann.
Können alle Kollegen eine persönliche Nummer lesen?
Nein. Persönliche Konten sind standardmäßig nur für ihren Besitzer zugänglich. Das Teilen einer bestimmten Unterhaltung erfolgt ausdrücklich und nicht automatisch durch die Verbindung des Kontos.
Kann KI Antworten senden?
Nein. KI kann bei berechtigter Suche, Zusammenfassungen und Antworttexten unterstützen. Eine Person prüft und sendet die Kundennachricht; Massenversand wird ebenfalls nicht unterstützt.
Ersetzt das die organisatorische Zuständigkeit?
Nein. Bestimmen Sie Eigentümer, Nutzer gemeinsamer Konten und die Prüfung von Kundenzusagen. Das Zugriffsmodell unterstützt diese Verantwortlichkeiten, legt sie aber nicht eigenständig fest.
Verbindungen für diesen Ablauf entdecken.
Ideen für vorgesehene Verbindungen. Prüfe je App die tatsächliche Verfügbarkeit, Berechtigungen und unterstützten Daten, bevor du ein Szenario einsetzt.
WhatsApp Business
Workflow-Idee: Kanalanforderungen getrennt vom optionalen Gateway für gekoppelte Nummern beurteilen.
Google Drive
Workflow-Idee: Vor Verwendung einer externen Quelle den Vorbereitungsschritt prüfen: Klären Sie Eigentümerschaft und die Entscheidung zwischen gemeinsamer und persönlicher Nutzung. Lassen Sie das optionale Modul vor Beginn der Einrichtung freischalten.
Slack
Workflow-Idee: Vor Weitergabe dieses Ergebnisses den tatsächlichen Zielort prüfen: Koppeln Sie die Nummer über den eingerichteten Gateway. Kontrollieren Sie anschließend Unternehmensfreigaben beziehungsweise die Privatsphäre des persönlichen Kontos mit den vorgesehenen Nutzern.