Drive: Dateien und Freigaben
Dateien dort organisieren, wo dein Team arbeitet.
Organisiere Ordner, prüfe unterstützte Dokumente, verknüpfe Kundendaten und teile eine konkrete Dateiversion mit der vorgesehenen Zielgruppe.
Zu einer Datei gehören Inhalt, Beteiligte und klare Zugriffsrechte.
Drive bringt private Dateien, Ordner und zugehörige Diskussion in Tsumira. Ein Angebot kann beim richtigen Kunden eingeordnet werden, während die verantwortliche Person weiterhin über den Zugriff entscheidet. Verknüpfung und Freigabe sind getrennt: Ein Kunden- oder Mitarbeiterbezug erklärt die Zuordnung, öffnet die Datei aber nicht automatisch für diese Person oder das gesamte Unternehmen.
Jede Funktion im Detail
Erfahre, was die einzelnen Funktionen leisten, wie sie arbeiten und wo sie in eure Abläufe passen.
Dateien und Ordner organisieren
Erstelle Ordner, finde Dateien nach Namen und organisiere private, gezielte und firmenweite Inhalte mit passenden Ordnerrechten.
PDF- und Office-Vorschau
Sieh PDF-Seiten, DOCX-Text und Tabellen sowie begrenzte XLSX-Ansichten mit gespeicherten Formelwerten und behalte Zugriff auf das Original.
Private Dateien und Zugriffsrechte
Halte Dateien privat, teile gezielt mit Lese- oder Bearbeitungsrecht oder wähle firmenweite Sichtbarkeit unter Beachtung der Ordnerrechte.
Externe Dateilinks
Erstelle einen kontofreien Link zu einer Dateiversion, wähle 1, 7 oder 30 Tage und widerrufe ihn bei Bedarf.
Dateien mit Personen verknüpfen
Ordne eine Datei Kunden, Kontakten oder Mitarbeitenden zu und entscheide unabhängig darüber, wer sie sehen darf.
Unterhaltungen an Dateien
Nutze den verbundenen Kanal für Datei oder Ordner, besprecht Inhalte an der Vorschau und haltet interne Kommentare getrennt von externen Dateilinks.
Privat beginnen und bewusst organisieren.
Dateien beginnen privat, auch gegenüber anderen Firmenadministratoren. Erstelle Ordner, suche nach Namen und wähle private, gezielte oder firmenweite Sichtbarkeit. Ordnerrechte bleiben wirksam; eine Verschiebung ist deshalb auch eine Rechtefrage. Uploads sind auf 50 MiB begrenzt. Erst nach Verarbeitung und Prüfung werden Dateien verfügbar, nicht bereits durch das Auswählen im Dateidialog.
- Private, gezielte und firmenweite Sichtbarkeit
Vor dem nächsten Gespräch den Inhalt prüfen.
PDF öffnet sich als Seitenvorschau. DOCX zeigt Text und Tabellen, XLSX eine begrenzte Tabellenansicht mit gespeicherten Formelwerten. Das sind lesende Vorschauen, keine vollständige Office-Darstellung oder Bearbeitung. Das Original bleibt zum Download erhalten. Ältere DOC- und XLS-Dateien können heruntergeladen werden, erhalten aber nicht dieselbe Vorschaufunktion wie die neueren Formate.
- PDF-, DOCX- und begrenzte XLSX-Vorschau
Die geprüfte Fassung teilen, intern weiterbesprechen.
Externe Links öffnen eine bestimmte Version ohne Konto, laufen nach 1, 7 oder 30 Tagen ab und sind widerrufbar. Ein neuer Upload ersetzt die zuvor geteilte Fassung nicht. Interne Datei- und Ordnerunterhaltungen benötigen Dateizugriff und werden nicht über den Link offengelegt. Wer den Dateizugriff verliert, kann auch die zugehörige Unterhaltung nicht weiter öffnen.
- Befristete Versionslinks und dateigebundene Unterhaltungen
Ein konkreter Arbeitsablauf
Hochladen
Datei wählen und Verarbeitung abwarten, bevor sie als verfügbar gilt.
Einordnen
Ordner, Zuordnungen und passende interne Rechte wählen.
Prüfen
Unterstützte Vorschau nutzen oder Original zur Fachprüfung herunterladen.
Teilen
Geprüfte Fassung befristet teilen und bei Bedarf widerrufen.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Illustrativer Ablauf: ein Kundenangebot
Ein Studio legt Angebot und Budget in Drive ab, ordnet den Kunden zu und gibt dem Prüfteam Zugriff. Die Beteiligten besprechen die Dateien intern. Nach Prüfung teilt die verantwortliche Person die gewählte Fassung für sieben Tage. Eine Überarbeitung bleibt vom alten Link getrennt. Im ersten Test kontrolliert das Team ausdrücklich, ob der Link die beabsichtigte Version öffnet und die interne Unterhaltung privat bleibt. Der Kundenbezug allein gibt keinen Zugriff. So wird die Übergabe an einem konkreten Dokument erprobt, bevor ganze Ordnerbestände übernommen werden.
Fragen zu diesem Thema
Sehen Administratoren jede private Datei?
Nein. Eine Administratorrolle öffnet private Dateien nicht automatisch. Datei- und Ordnerrechte gelten auch für Vorschau, Download und Unterhaltung.
Öffnen Kunden Links ohne Konto?
Ja. Externe Links sind kontofrei und versionsbezogen. Wähle 1, 7 oder 30 Tage und widerrufe bei früherem Bedarf.
Können wir Office-Dateien in der Vorschau bearbeiten?
Nein. Die Vorschau ist lesend und begrenzt. Bearbeite im passenden Programm und nutze das Original bei Darstellungsanforderungen.
Teilt die Kundenzuordnung die Datei?
Nein. Zuordnungen erklären den Bezug. Zugriff ist eine gesonderte Entscheidung und bleibt an Ordnerrechte gebunden.
Verbindungen für diesen Ablauf entdecken.
Ideen für vorgesehene Verbindungen. Prüfe je App die tatsächliche Verfügbarkeit, Berechtigungen und unterstützten Daten, bevor du ein Szenario einsetzt.
Google Drive
Anwendungskonzept: Kundenunterlagen aus Google Drive für eine geprüfte Tsumira-Ordnerstruktur auswählen; Zugriffe getrennt prüfen.
Dropbox
Anwendungskonzept: Eine bewusste Übergabe eines Dropbox-Projektarchivs planen, ohne unverändert übernommene Ordnerrechte vorauszusetzen.
Microsoft Teams
Anwendungskonzept: Teams-Hinweis auf geprüften Dateilink vorbereiten, ohne Privatordner oder interne Dateidiskussion offenzulegen.