VERBUNDENE GESCHÄFTSPROZESSE
Zahlung und Rechnung mit geprüftem Betrag abgleichen
Prüfen Sie Zuordnungsvorschläge, Teilbeträge und Restforderungen vor der Bestätigung einer Bankzuordnung.
Den Zahlungseingang zuordnen und den Rest sichtbar lassen
Eine geprüfte Zuordnung verbindet Bankeingang und Rechnung, ohne eine Teilzahlung zu verstecken.
Eine klare Zuständigkeit im Arbeitsalltag
Ein Zahlungseingang kann eine Rechnung, nur einen Teilbetrag oder mehrere Verpflichtungen betreffen. Ähnliche Kundennamen genügen nicht als Grundlage für eine Zahlungsbuchung. Tsumira trennt Vorschlag und Bestätigung und bezieht den noch offenen Dokumentbetrag in die Entscheidung ein.
Offene Rechnungen als Ausgangspunkt
Der Abgleich berücksichtigt ausgestellte, teilweise bezahlte und überfällige Rechnungen mit offenen JPY-Beträgen. Prüfen Sie Kunde, Rechnungsreferenz und Transaktionsdetails zusammen. Ein Vorschlag kann seine Auswahl begründen. Ein Vertrauenswert ist jedoch eine Unterstützung und ersetzt nicht die sachliche Prüfung durch den verantwortlichen Mitarbeiter. Beträge werden in ganzen japanischen Yen und mit japanischen Verbrauchsteuerkategorien verarbeitet. Prüfen Sie Brutto- oder Nettopreis, Steuerbehandlung sowie Kunden- und Vorgangsbezug. Dieser Finanzablauf ist auf diesen Umfang ausgerichtet; daraus ergibt sich keine Eignung für die Rechnungslegungsanforderungen eines anderen Landes.
- Identität und offenen Betrag zusammen betrachten.
Den Zuordnungsbetrag ausdrücklich prüfen
Ein Vorschlag enthält konkrete Beträge je Dokument. Diese müssen zur erhaltenen Zahlung und zum aktuellen Restbetrag passen. Für Teilzuordnungen existiert ein eigener Status. Ein niedrigerer Zahlungseingang bedeutet nicht, dass die verbleibende Forderung automatisch entfällt oder ohne Erklärung ausgebucht werden sollte. Vorbereitung, Berechtigung und tatsächliche Finanzwirkung sind getrennte Prüfschritte. Vor Ausstellung, Korrektur oder Buchung sind Belegstatus und gegebenenfalls Freigaben zu kontrollieren. KI-Unterstützung bleibt prüfpflichtig und an die Rechte des Nutzers gebunden. Ein Vorschlag oder eine Erläuterung belegt noch keine ausgeführte Aktion.
- Teilzahlungen mit sichtbarem Restbetrag behandeln.
Eine Teilzuordnung lässt einen echten Restbetrag
Den genauen Betrag und die Aktualität des vorgeschlagenen Restbetrags prüfen.
Nach Bestätigung Zahlungsnachweis und verbleibende Forderung kontrollieren.
Das bestätigte Ergebnis kontrollieren
Die Bestätigung erstellt und ordnet die Zahlung über den Finanzablauf zu. Kontrollieren Sie anschließend Transaktionsstatus und Restforderung. Abgelehnte oder veraltete Vorschläge benötigen eine erneute Prüfung, besonders wenn zwischenzeitlich ein Kollege eine weitere Zahlung zugeordnet hat. Die sichtbare Entscheidung muss zum aktuellen Zustand passen. Bewahren Sie den Quellenbezug und kontrollieren Sie den entstandenen Beleg, Zahlungseintrag oder Nachweis. Veränderungen offener Beträge brauchen eine fachliche Erklärung, gerade bei mehreren Bearbeitern. Legen Sie fest, wer Ausnahmen prüft und das Ergebnis mit dem tatsächlich eingesetzten Rechnungswesen abstimmt.
- Zahlungsnachweis und neue Restforderung prüfen.
Ein konkreter Arbeitsablauf
Kontext vorbereiten
Wählen Sie einen Zahlungseingang und vergleichen Sie Referenz, Gegenpartei, Betrag sowie die relevanten offenen Rechnungen.
Entscheidung prüfen
Kontrollieren Sie vorgeschlagene Dokumentbeträge und mögliche Teilzahlungen. Stellen Sie sicher, dass die Restbeträge noch aktuell sind.
Ergebnis kontrollieren
Bestätigen Sie nur die gewollte Zuordnung und prüfen Sie anschließend Zahlungsnachweis sowie offene Beträge aller betroffenen Rechnungen.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Ein beispielhafter Arbeitsablauf
Ein Kunde zahlt JPY80.000 auf eine Forderung über JPY100.000. Der Verantwortliche prüft die Identität und ordnet den erhaltenen Betrag zu. Die verbleibenden JPY20.000 bleiben eine eigene Forderungsfrage. Der Abgleich ist keine Anweisung, diesen Rest kommentarlos zu entfernen.
Fragen zu diesem Thema
Ist ein Vorschlag bereits endgültig?
Nein. Vor der Bestätigung erfolgt die Prüfung. Abgelehnte oder veraltete Vorschläge bedeuten keinen bezahlten Rechnungsstatus.
Ist eine Teilzuordnung möglich?
Ja. Teilzuordnung und offene Rechnungsbeträge werden ausdrücklich abgebildet. Prüfen Sie den gewählten Betrag.
Wird Geld bei der Bank bewegt?
Dieser Ablauf erfasst importierte Zahlungen und ordnet sie zu. Er begründet keine Ausführung einer Banküberweisung.
Dürfen Betragsdifferenzen ignoriert werden?
Nein. Klären Sie Abweichungen mit der passenden Finanzaktion, statt die Zuordnung stillschweigend anzupassen.
Verbindungen für diesen Ablauf entdecken.
Ideen für vorgesehene Verbindungen. Prüfe je App die tatsächliche Verfügbarkeit, Berechtigungen und unterstützten Daten, bevor du ein Szenario einsetzt.
Stripe Connect
Workflow-Idee: Zahlungsbetrag und Referenz vor Bestätigung mit der offenen Rechnung vergleichen.
Microsoft Excel
Workflow-Idee: Teilzahlungszuordnungen in einer geprüften Abstimmungstabelle kontrollieren.
Gmail
Workflow-Idee: Zahlungserklärung des Kunden bei uneindeutiger importierter Transaktion prüfen.