KAUFMÄNNISCHE UMSETZUNG
Festpreise, Meilensteine und Retainer mit klarem Abrechnungsplan
Vereinbarte Projektpositionen festhalten, deren Annahme prüfen und eine nachvollziehbare Grundlage an Finanzen übergeben. Lieferfortschritt und Belegausstellung bleiben eigene Entscheidungen.
Ein Budget ist noch keine vereinbarte Abrechnungsposition
Ein Projektbudget unterstützt die Planung. Für eine Rechnung wird eine präzisere Grundlage benötigt. Tsumira unterstützt ausdrückliche Abrechnungspläne für Festpreise, Meilensteinpositionen und definierte Retainerzeiträume. Der Plan hält den kaufmännischen Zusammenhang und die anzunehmenden Positionen fest. Vereinbarte, angenommene und verbleibende Beträge zeigen, welcher Teil der Vereinbarung tatsächlich als Abrechnungsgrundlage angenommen wurde.
Den Plan an der Vereinbarung ausrichten
Ein Festpreisplan beschreibt den Betrag und kann einen Leistungszeitraum enthalten. Ein Meilensteinplan verbindet Beträge mit den Projektmeilensteinen. Ein Retainerplan definiert Startmonat, Anzahl der Zeiträume und Betrag je Zeitraum. Preisbasis und unterstützte Steuerklasse gehören ebenfalls zum Plan. Diese konkreten Strukturen bedeuten nicht, dass damit bereits jede Vertragsform oder jede landesspezifische Rechnungslegung abgedeckt wäre.
- Festpreis mit möglichem Leistungszeitraum
- Beträge an Projektmeilensteinen
- Definierte Retainerzeiträume und Positionen
Positionen gegen den verbleibenden Betrag annehmen
Berechtigte Projektverantwortliche prüfen eine Position, bevor sie einen Betrag annehmen. Der Prozess verfolgt kumulierte Annahmen und Restbetrag und weist eine Überschreitung der Position zurück. Bei einer Meilensteinposition muss der zugehörige Meilenstein erreicht sein. Die Aktion nennt Planversion und erwarteten bisherigen Annahmestand. Eine veraltete Ansicht kann damit nicht unbemerkt auf inzwischen geänderten Annahmen weiterarbeiten.
- Offene, teilweise und vollständig angenommene Positionen
- Erreichter Meilenstein vor der Annahme
- Prüfung von Version und bisherigem Betrag
Eine nachvollziehbare Grundlage an Finanzen übergeben
Aus einer angenommenen Position entsteht ein Abrechnungskandidat mit Projekt, Kundenbezug und gegebenenfalls unterstütztem Geschäftsfall. Finanzen prüft ihn und erstellt den passenden Beleg im eigenen Prozess. Die aktuelle Übergabe verwendet JPY und das unterstützte japanische Steuermodell. Weitere Währungen und Länderlokalisierungen benötigen eigene Implementierung und Prüfung. Ein allgemeines Währungsfeld am Projekt schaltet diese Fähigkeiten nicht automatisch frei.
- Projekt und Kunde an der Abrechnungsgrundlage
- Finanzprüfung und Belegausstellung als eigener Prozess
- Tatsächlichen Übergabeumfang ausdrücklich ausweisen
Ein konkreter Arbeitsablauf
Kundenbezug bestätigen
Prüfen Sie den tatsächlichen CRM-Kunden und eine unterstützte Verknüpfung zum kaufmännischen Geschäftsfall.
Positionen planen
Wählen Sie Festpreis, Meilenstein oder Retainer und erfassen Sie die vereinbarten Beträge und Bedingungen.
Annahme prüfen
Kontrollieren Sie Leistung, Restbetrag und aktuelle Planversion, bevor Sie einen Betrag annehmen.
In Finanzen fortsetzen
Prüfen Sie den entstandenen Kandidaten und stellen Sie den Beleg über den vorgesehenen Finanzprozess aus.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Beispiel: stufenweise vereinbarte Einführung
Ein Einführungsprojekt hat getrennte Meilensteine für Bedarfsklärung und Übergabe. Die Abrechnungsverantwortliche ordnet ihnen vereinbarte Beträge zu. Nach Erreichen der Bedarfsklärung nimmt sie die zugehörige Position an; der Übergabebetrag bleibt offen. Finanzen erhält einen Kandidaten mit Projekt und Kunde. Das Team unterscheidet angenommenen und verbleibenden Vertragswert, ohne einen erreichten Meilenstein mit einer versendeten Rechnung zu verwechseln.
Fragen zu diesem Thema
Bedeutet eine angenommene Position bereits Zahlungseingang?
Nein. Die Annahme gibt eine Abrechnungsgrundlage frei. Rechnungsausstellung, Zahlung und offener Saldo haben eigene Finanzzustände.
Kann ich eine Meilensteinposition vorher annehmen?
Der unterstützte Ablauf verlangt, dass der zugehörige Meilenstein vor der Annahme erreicht wurde.
Versendet ein Retainerplan automatisch jede Rechnung?
Das sollten Sie nicht voraussetzen. Er definiert Zeiträume und Positionen. Annahme und Ausstellung bleiben kontrollierte eigene Schritte.
Aktiviert die Währung gleich die örtliche Rechnungslegung?
Nein. Länderlokalisierung, Belegwährung und gesetzliche Auswertungen sind verschiedene Fähigkeiten. Die aktuelle Projektübergabe an Finanzen ist auf JPY ausgelegt.
Verbindungen für diesen Ablauf entdecken.
Ideen für vorgesehene Verbindungen. Prüfe je App die tatsächliche Verfügbarkeit, Berechtigungen und unterstützten Daten, bevor du ein Szenario einsetzt.
Quickbooks
Workflow-Idee: Finanzübergabe mit getrennten vereinbarten, angenommenen und bezahlten Beträgen planen.
Xero
Workflow-Idee: Festpreis- oder Meilensteinpositionen vor externer Buchhaltungszuordnung prüfen.
DocuSign
Workflow-Idee: Vereinbarten Umfang mit vorgeschlagenen Projektbeträgen vergleichen.